Introductie nieuwe wetgeving
Op 1 oktober 2012 is de Wet vereenvoudiging en flexibilisering van het B.V. recht in werking getreden. Onderdeel van de nieuwe wetgeving is een vereenvoudiging ten aanzien van de vaststelling van de jaarrekening van een B.V. De verandering heeft echter ook gevolgen voor de termijn waarbinnen de jaarrekening bij het handelsregister moet worden gedeponeerd.
Nieuwe regels vaststelling jaarrekening
Thans geldt dat ondertekening van de jaarrekening door alle bestuurders (en commissarissen) van de B.V. tevens geldt als vaststelling van de jaarrekening door de algemene vergadering mits alle aandeelhouders ook bestuurder zijn en eventuele vergadergerechtigden van de B.V. hiermee hebben ingestemd. Vergadergerechtigden kunnen zijn vruchtgebruikers, pandhouders en certificaathouders. Met de nieuwe regel wordt voorkomen dat een algemene vergadering moet worden gehouden om de jaarrekening vast te stellen terwijl de betreffende personen al hebben ingestemd. In de statuten kan worden afgeweken van de nieuwe wettelijke regel.
Verplichte deponering bij handelsregister
Zoals bekend moet een B.V. haar jaarrekening deponeren bij het handelsregister. Officieel dient deponering binnen acht dagen na vaststelling van de jaarrekening plaats te vinden. Zeer weinigen houden zich echter aan dit voorschrift.
Het bestuur van een B.V. heeft vijf maanden om de jaarrekening op te maken. Deze periode kan op grond van bijzondere omstandigheden met zes maanden worden verlengd. Indien de jaarrekening dan nog niet is vastgesteld heeft het bestuur nog twee maanden om de (niet vastgestelde) jaarrekening te deponeren. Bij optelling van deze termijnen komt men tot dertien maanden waarbinnen de jaarrekening moet worden gedeponeerd.
Zoals hiervoor vermeld kan onder de nieuwe wetgeving de afzonderlijke vaststelling achterwege blijven indien voldaan wordt aan de vereisten. Een (mogelijk onbedoeld) gevolg is dat het bestuur niet meer twee maanden de tijd heeft om de niet vastgestelde jaarrekening te deponeren bij het handelsregister. Algemeen wordt dan ook aangenomen dat de termijn voor deponering verkort is van dertien naar elf maanden indien in de statuten van de B.V. niet is afgeweken van de nieuwe wettelijke regeling. De jaarrekening moet dan wel door de bestuurders van de B.V. zijn ondertekend en alle aandeelhouders moeten tevens bestuurder van de B.V. zijn.
Staat in de statuten van B.V. dat de vaststelling door de algemene vergadering dient te geschieden dan is de termijn voor deponering onveranderd.
Waarom is dit belangrijk
U vraagt zich misschien af waarom is dit alles zo relevant. Het vorenstaande is belangrijk omdat het niet (tijdig) naleven van de deponering gevolgen kan hebben voor aansprakelijkheid van de bestuurders. Indien een vennootschap haar jaarrekening niet (tijdig) deponeert dan wordt dat gezien als onbehoorlijk bestuur. Gaat de vennootschap vervolgens failliet dan wordt de niet deponering geacht een belangrijke oorzaak van het faillissement te zijn. Daarmee is het voor een curator in een faillissement eenvoudig om de bestuurders aansprakelijk te stellen. In de huidige onzekere marktomstandigheden zijn dat risico’s die u niet moet willen lopen.
Advies
Zorg dat u de jaarrekening tijdig bij het handelsregister deponeert. Twijfelt u over de termijn neem dan contact met ons op.